效率低下 —— 一个群发邮件的例子

这是《我的产品技术之旅》的系列文章,每篇文章,我都尽量保证是一个完整的故事,但不可避免会有些前后关联,毕竟这是一个成长的过程。

这篇文章讲述,我在做运营工作期间,群发邮件的一个业务。

在实际接触运营的工作之后,渐渐发现,由于公司内部信息系统的不完善,导致运营的工作效率低下,是多么普遍的现象。

之前提到的项目管理工作效率低下的问题,在这里,真的是小巫见大巫了。项目管理工作的效率,体现在与他人「协作」这个维度上,单纯自己管理的话,熟练使用 Office 工具,并不会差很多。

而运营的工作,就不是这样了,运营的很多工作都需要建立在企业信息化系统的基础之上。

犹记得,我在运营岗位上第一个任务是发邮件。没听错,就是发邮件,说好听点是宣传,就是把我们的产品(培训课程),以群发邮件的方式,在集团内部广而告之,让大家来报名参加。

因为没有其他有效的宣传手段,群发邮件竟然成为了我们的常规业务操作,也是醉醉的。在这里,我要对那些曾经收到过我骚扰邮件的同事,表示深深的歉意。

发邮件就发邮件吧,在我的认知里,群发邮件应该是个自动化的操作,应该要有一个信息发布平台,与邮箱系统以及 HR 系统对接,在信息发布平台上,设置好筛选员工的条件,编辑好邮件内容,一键就可以将邮件发送到所有的目标邮箱上。

对于内部平台来说,这个应该很好实现才对,但是我们却没有。

是没有信息发布平台吗?不是,这个当然有,不然这么大的集团内部公告怎么发;是没有邮箱系统吗?开玩笑,这个当然有;那么,是因为没有 HR 系统吗?当然不是,这个也必须有。

既然这些信息系统都有,那么,能不能解决运营人员,这个几乎每个项目都要做的工作任务,效率低下的问题呢?

抱歉,不能。系统虽然都有,但是之间不能很好的协作,这是很多大企业都面临过的问题,也称信息孤岛的问题。

既然信息系统不能支持我们的业务,这个工作任务,我们又不能不做呀,宣传做得不到位,最终影响了项目营收,KPI 可就达不成了。

那么,我们是怎么做的呢?这个工作分为两步:

  1. 获取目标用户的邮箱
  2. 群发邮件

先说第一个问题,员工的邮箱一般都是保存在 HR 的系统里,这个应该属于保密信息,理论上来说,不应该开放给用户批量查询,更别说条件筛选了。

如果是平台之间通过接口内部调用的话,这个问题其实就可以直接规避了,甚至是不需要暴露邮箱,就能达到发送邮件的目的,但是没有如果。

那该怎么获取呢,最开始的时候,靠人工,运营人员一个一个的从内部通讯软件上去查询,然后 copy 下来。

找十几二十个,还能够接受,找上百个呢,你可以想象一下需要花多少时间。而且是机械的点击点击点击,ctrl-c ctrl-v。

还好,我没有经历这个过程,我去的时候,一运营老员工,直接就扔给了我一个全集团的员工信息表。

是不是觉得有些不可思议,我拿到的时候,也略感震惊,心想,这个应该能卖钱吧,猎头公司应该对这个比较感兴趣。

因为群发邮件这个业务,直接影响到宣传效果,宣传效果直接影响项目营收,这可是领导的 KPI,怎么能容忍?而运营人员也抱怨查邮件的繁琐,而开发系统,哪有那么快的,况且,信息化部门也不一定会响应这个功能需求。

而威胁到领导的 KPI,解决方案就粗暴得多了。你 IT 部门拿不出信息化系统满足我的业务需求,我们也管不了你 HR 系统涉密不涉密的问题。

于是,就授意系统管理员,通过「非法」手段直接从数据库中导出所有的员工信息,即便是系统管理员知道这种做法不对,但也扛不住业务部门和领导的压力。(PS. 培训系统与人事系统有数据接口,数据从培训系统中导出)

于是,我们运营人员就人手一份集团全员员工信息表了。

我拿着这个表,筛出目标用户,拷贝出邮箱列表,准备好邮件内容,就可以群发邮件了。

接下来,就会出现第二个棘手的问题,发送总是失败,因为导出的表毕竟不是最新的,有的人员离职,邮箱系统会自动剔除离职员工的邮箱,给这些邮箱发邮件,就会报错。

使用 Web 邮箱以及 Foxmail 群发邮件,只要有一个报错,邮件就会发送失败。

然而尴尬的是,我并不知道哪个邮箱是不存在的啊。我需要在少则几百个邮箱列表里,找出那个离职员工的邮箱,剔除它,再点击发送。

正当我一筹莫展的时候,老员工告诉我,你用 outlook 发送,中间有失效的邮箱,不会中断邮件发送,正常的邮箱依然能收到邮件。

Get 新技能!

在运营的工作中,我 Get 到了很多类似的新技能,例如还有如何批量发送短信,如何批量制作二维码,如何...,我不知道该高兴呢,还是应该感到悲哀。

很多工作完全没有必要走这样那样的奇怪流程,一方面,受制于信息化系统的水平,另一方面,受制于粗放的管理方式,导致运营人员只能通过这些乱七八糟的所谓的「技巧」来完成工作任务,想想也是挺悲哀的一件事情。