我的开会喜恶及原则

一直以来,我都是比较抵触开会的,开会分有以下几类:

  1. 领导召集的会
  2. 同事召集的会
  3. 自己主持的会 说实在话,最讨厌的就是参加领导召集的会,而且这种会议在这 3 类里面,往往是最没有效率和最没有意义的。

领导召集的会

领导召集的会议,一般来说就是两类事情,一个是信息传达,对近期公司的政策以及通告传达给大家;另一类就是工作汇报,听听下面的人对项目的汇报,再给点评点评。

对于第一类:宣讲。有必要把所有人叫一块,就为了说一个往往跟大部分人都毫无干系的事情吗?

一般什么事?组织架构变了的事,跟大多数员工八杆子都打不着,况且,公司都会发公告的好吗。

浪费大家时间干嘛,难道为了刷存在感?而且,这种会议,参会人员一般上下至少差了 2 级以上,真不明白,明明可以简单跟直属下级说一下,然后,一层一层传下去就可以了,干嘛非要召集所有的人参会,除了刷存在感,我想不出有什么理由,要这么干。

对于第二类:汇报。目前我所在的组织是 4 个层级,最上面是事业部总经理,再下面是总监,总监下面是组长,组长下面就是我们了。

我们的业务汇报,也就是周例会吧,是总监召集下面所有业务线负责人开会。

比如我们是产品部门,由于规模不大,测试组和运维组都在我们部门,除了测试和运维,就是我们产品组了。

我们产品组里每个人都负责一个独立的产品或是项目。

那么,我们的周例会就是产品组下面的所有产品经理,再加上运维组组长,测试组组长,一共 15 人左右一块开会。

每次都是汇报 2 分钟,耗时 2 小时。

因为那么多产品和项目呢,总是会出现一些题外之事,然后就聊开了,其他无干人等就尴尬的坐着,效率实在太低了。

于是,下面看手机的看手机,看电脑的看电脑,反正就是为了开会而开会。

我有两点纳闷:

  1. 要产品组长干嘛,多设一级,却完全没有起到作用,私下我也跟组长聊过,他也很尴尬,不了解下属负责的产品,也没给他机会去了解,就是个管家,还得要求是个管理者,去宣传 We Are a Team
  2. 汇报完一个,走一个行不?有关联的可以留下来听,无相关的完全可以走了呀,开会这种事,不用强调 We Are a Team 了吧

同事召集的会

这类会议貌似困扰并不多,一般都是业务相关的会议。

与你无关的,完全可以在会前就推掉,即便是有关,在聊完你相关的议题之后,也可以提前撤退。

再退一步,遇到会前没说清楚的会议,或者会中又过于发散的,作为参会人,也完全可以提前就撤,随便找个借口就可以了。

自己主持的会

终于到了本篇文章的重点了,前面说了那么多,自己主持的会议,断然要有所不同,不然就啪啪打脸了。

对于我自己主持的会,最花时间并不是会中的讨论环节,而是会前的准备工作,以及会后的总结工作。

就拿今早的会议来说,昨天下班前召集会议就花了半个多小时,把要解决的问题(为什么要开会)、会议目标(要到什么效果)、会议议题(要讨论哪些点)在会前就已经发到群里了,并 @ 了对应的担当。

而下班后,还花了一些时间思考方案,并在第二天一早到公司,把 Plan B 也大致准备好了。

接下来就是正常会议了。

简单说下会议背景(开会的原因还是要交代一下的,尊重大家的时间),然后按照提前已经列好的会议议题,一项一项的拉出来讨论就行了。

当然,有些议题可能并没有自己想象中的那么简单,一时半会可能讨论不清楚,出现这种情况,一般都是自己对问题不够了解,那么,可以趁着本次会议,把问题了解清楚,拉齐信息就达到目的了,切不可长时间纠结,非要出方案。

按照过往经验,这种情况下,即便讨论出方案,失误的概率也很大。

这类议题,就需要自己下去,重新梳理其中的逻辑,甚至是考虑好方案,然后再召集一次会议,再走一次一样的会议流程。

切忌因为某个议题不能达成一致,就一直卡在那里,而导致本次会议后面的议题无法进行下去。

这里还有一个小技巧,那就是一次会议的议题不宜过多。

如果按照上述所说,来准备会议的话,通常情况下,会议很快就能够结束。

早上的会议,一共 4 个议题,其中一个没有达成一致,会议时间刚好 1 个小时,并没有刻意为之。

讨论完之后,散会之前,要对会议进行口述总结。

口述总结,一方面是加深自己对会议结论的印象,方便下去整理会议纪要;另一方面,加深参会人的印象,特别是代办事项的确认。

产品经理总是要充当着这样的角色,组织协调大家,推动事情(产品或项目)的发展,最后做出合理的决策。

最后的最后,会议之后的工作,会议时间虽然控制在了 1 个小时,但是,对于自己组织的会议来说,工作还没有结束。

写会议纪要是一定要做的事,别看不起这不起眼的事,要写好它不容易。它对人的归纳总结能力、写作能力,甚至是逻辑能力,都是不小的锻炼。

很庆幸自己在刚入职场的时候,做过不少这方面的事情,所以才让我对于「写」这件事情上,一点也不感到困难。

那时的锻炼,应该有不少的帮助吧。这让我想起乔布斯在斯坦福演讲时,所说的一段话,就作为这篇文章的结束吧。

你不可能充满预见地,将生命的点滴串联起来,只有在你回头看的时候,你才发现这些点点滴滴之间的联系。所以,你要坚信,你现在所经历的,将在你未来的生命中串联起来。