如何写项目复盘报告

 

之前玩笑般的做了一个日更复盘,这次认真写一下如何做项目复盘。 这一类的复盘报告,我写得倒是不少,但由于缺少有效的反馈,所以,我也不知道写得到底是好还是坏,姑且认为,没有犯错,就是好的吧。

下面聊到的项目复盘(总结)指的是以 PPT 的形式给至少上两级的领导做汇报。

强调的这个前提很重要,做汇报一定要搞清楚汇报对象,就像做产品,要搞清楚用户定位。

既然是给领导汇报,那么就要站在领导的立场,想一下他想要通过这个汇报获得什么信息,也就是搞清楚用户价值是什么?

你写的报告就是产品,汇报对象就是产品的用户,领导想要获得的信息就是用户价值。

回到项目复盘这件事,用户价值无非就是这么几点。

1、这个项目干了些什么

别以为领导知道,其实是不知道的,他知道都是面上的东西,细节肯定不知道,所以,面上的东西就别废话了,例如项目背景啊,客户需求啊,这些内容,他比你清楚,复盘的时候再谈这个,肯定让你「快点讲」。

那么讲什么?

项目复盘报告,第一部分,我通常都是项目回顾,回顾什么?回顾项目的重要节点,什么时间开始的,什么时间节点发生了哪些重要的事情,如果项目不顺利,还要写什么时间节点,发生了什么问题。

让领导从汇报一开始就进入状态,一开始就有个整体的认知,以时间为线条串起整个事件,是因为人们对时间的概念一般比较模糊,模糊就会产生很多问题。

举个例子,某个决定明明是上周才定的,就问你这么长时间了,咋一点进展没有。你还以为他嫌你进度慢,其实是他模糊了时间,觉得是很久之前的事了。

2、这个项目有哪些人参与,自我感觉怎么样

说完项目回顾,他就有个大概的认识了,项目大概的难易程度,以及最终的效果(好还是坏)就已经有了概念。

这个时候,就顺着他的想法,接着说项目的成员以及自我评价。

由于项目复盘会一般都是团队成员一块参加,除了给领导汇报,还有团队成员都在下面听着呢,作为项目经理或者产品经理,把团队成员都点一遍,是对他们的尊重,他们也乐意让自己的工作被领导知晓,甭管是功劳还是苦劳。

自我评价这个环节其实很虚,评分又没有标准,也没有依据,纯属乐呵。

但领导似乎都爱听,我一般分为两个部分说,也基本上是套话。

一是项目执行的评分,也就是团队之间的配合以及执行力,打 80 分,做得不好也没必要埋冤了,做得再好 80 分也足够了,人与人之间的协作能达到 80 分,绝对是高分了。

二是项目效果评分,打 60-80 分,看具体情况而定,目标达成率高就高点,达成率差就低点,不过保底及格就行了。

3、目标与实际的差距,gap 在哪里

说到项目的效果,自然就引出了目标与实际的对比。

这块如实汇报就行了,方式也很简单,项目之初,肯定有目标以及预期的收益,实际做完了,拿着实际的指标一项一项比对就可以。

符合要求的,一笔带过就行了,做得不好的,就要说清楚,差在了哪里,后面应该怎么做来弥补这中间的差距。

这一条条对完之后,下一章的内容也就差不多出来了。

4、项目过程中遇到的问题以及改善方案

这块不仅仅是上述与目标差异的那些问题,重点要写在项目执行过程中,所遇到的问题。

这块内容细一点没关系,越细致证明你的团队确实在做事情,确实遇到了很多的问题,同时也在思考如何做得更好。

这块内容的编写可以让团队成员参与进来,研发写研发的问题,设计写设计的问题,测试写测试的问题。

但有一点,你一定要把关,并最终确认清楚,不然复盘会上,可能出现一问三不知或者出现争论的情况,那就不好看了。

这个环节,领导可能看不出什么,但看你总结得这么细,也能体会项目过程的辛苦。即便上一章目标达成不理想,也能让他感受到没有功劳也有苦劳。

5、项目的亮点是什么?

到现在才提亮点,是为了进一步加深领导对项目的好感。

亮点不宜过多,亮点太多说明没有亮点,最多三点,实在憋不出三点,两点也没有问题。

你要是说两点也憋不出来,那我告诉你第二点咋写,如果是新业务,可以写跑通业务流程,验证了业务流程的可行性。如果是优化项目,可以写固化业务流程,增强了团队合作,提升了团队战斗力。

很虚?亮点嘛,哪有那么多亮点,就跟毕业论文都要写创新似的,每年那么多毕业论文,真有那么多创新,人类早冲出太阳系了。

如果还是提炼不来,那就写项目收益吧,列举完成的流程和功能,这应该没问题吧。

6、接下来该怎么干?

最后这块内容,其实就是水到渠成了。

分为两个部分,一部分是优化,另一部分是规划。

优化:前面不是总结了问题嘛,把那些业务相关的问题摘出来,分个类,标上责任人以及时间节点,就是这部分的计划。

规划:这块也简单,做完了一期项目,总会收到一些反馈,以及自己的一些思考。同样分个类,标上时间节点,就是未来的规划。

两个部分都提到了要标时间节点,这是非常重要的,几乎每个领导挑毛病的时候,都会提到:没有时间节点的计划就是耍流氓。

但我说句实话哈,这是领导们的通病,为了管理而管理,领导们扪心自问一下,你让标时间节点的那些项目,后面你真的跟过吗?如果没跟过,而且是那种计划赶不上变化的环境,那么就是流氓中的流氓。

总结一下

写项目复盘(总结)报告可按下面几点来着手:

项目回顾,用时间轴捋一遍项目的一些重要节点,1 页 PPT

项目成员及自我评分,列一下主要干系人就可以了,自我评分讲就可以了,可不用写在报告里,1 页 PPT

目标与实际的差距,对照项目目标,一条一条写,重点注意写差在哪里,视情况而定,3-5 页 PPT

问题与改善方案,往细了写执行过程中遇到的一些问题,可让项目成员协助,分类列出问题,一定要把关,自己要清楚写的是啥意思,另外,作为协作者,一定不能闹出矛盾,视情况而定,1-3 页 PPT

项目亮点,总结 2-3 条,写得「高大上」一点,如果觉得虚,写不来,那就写项目收益,1 页 PPT

下步计划,分为优化部分和规划部分,优化就是解决遗留问题,规划就是满足新的需求,记得加上时间节点,1-2 页 PPT

整个 PPT 除了上面这些内容,再加上一头一尾、目录页以及章节页,少的也有十二三页,多则十七八页,一个项目复盘(总结)报告就完成了。

啥?还要模版。也是,写 PPT 没有模版,完全不知道如何动手。

这类报告,我建议使用公司内部品牌报告模版就可以了,不宜过于炫丽,毕竟是公司内部项目,在视觉上,不宜过于发散,使用公司模版,甭管它有多丑,也在政治正确的范畴。

下次写可以自由发挥的报告时,我会提供我珍藏多年的模版的。