我的 PPT 方法论

 

上周花了两天时间,给客户写了一个产品宣讲的 PPT,写的过程中,有一些心得,想要总结一下。

对于写 PPT,我还谈不上有什么成功的经验,只能说是熟练,所谓孰能生巧,所幸,每次的 PPT 汇报,都还比较成功。 我没有看过任何关于如何做 PPT 的书籍,也并非专业做 PPT 的,而我的演讲水平也很一般,而每次都能取得不错的效果,我总是归功于 PPT 本身。

把写 PPT 当作一个产品去做。

做一个产品之前,我们要确定目标用户、做需求分析、做市场调研;而做产品设计的时候,我们要先考虑架构(信息架构、功能架构);架构确认之后,才是原型设计、UI 设计以及功能开发;最后是市场宣传和产品运营。

同样,写 PPT 也是这样的逻辑。从确定目标,到需求分析,到架构设计,到原型,到开发实现,到运营宣传。

确定目标

写 PPT,最终自然是要给人汇报,如非给人汇报,就完全没有必要用 PPT 这个工具。

其实,我并不喜欢 PPT 这个工具,论写文案,它没有 Word 好用;论做数据统计,它没有 Excel 好用;论梳理思路,它没有思维导图好用。

在我看来,它只有一个用途,那就是演示者演讲的辅助工具。虽然它几乎什么都能干吧,但是,如果不是为了演讲,就放弃它吧,相比其他工具,它的效率真的是太低了。

既然是演讲,那么,一定是有听众的。听众才是你这个 PPT 的目标用户。

确认目标用户,是做一个 PPT 的第一步。

即便你是替领导写 PPT,同样,一定要先搞清楚这个 PPT 是给谁汇报的。

没有目标,盲目去堆材料,往往事倍功半。

需求分析

有了目标,第二步是什么?开始撺内容了吗?

不,还远远不到这个阶段,而是对目标用户的需求分析。

你得搞清楚目标听众想听什么?不想听什么?他们具备哪些前提条件?

这个跟产品的需求分析原理是一样的,要站在用户的角度,围绕用户价值去做考虑。

打个比方:给公司领导做产品介绍,就要务实一点,不能跟对待客户一样,乱吹牛,自己人,谁还不知道自己是个啥水平。

这块的需求分析跟做产品又有所不同,做产品可以去调研或者直接跟目标用户沟通。

而写 PPT ,如果是客户宣讲,你总不能去问客户:你想听什么吧。

那该怎么办?

这就需要业务积累了,日常跟客户的交流,以及自己对客户所在行业的了解,根据这些信息去做分析,找到客户的痛点(也就是他最想听的内容)是什么?

从一开始就围绕用户需求去设计产品,这是做产品最基本的原则。

做 PPT 也是一样的,从一开始就围绕目标听众想要获取什么信息,去设计你的 PPT,我相信,做到这一步,再不济的 PPT 也差不到哪去。

确认目标,对目标进行分析,这应该是做任何事情的步骤,以终为始,朝着目标做事情,才有意义。

架构设计

终于到了具体「写」的过程了,但还不是打开 PPT 软件开始堆内容,而是梳理逻辑。

这可以说是最重要的一步,也是写 PPT 真正拉开差距的一步。

写 PPT 最重要的不是内容,而是逻辑和样式。逻辑要清晰,样式要美观。这就是一个成功的 PPT。

为什么说内容不重要呢,因为 PPT 的内容不是写出来的,而是讲出来的。

写逻辑,不用打开 PPT 软件,而是用思维导图软件。

想象目标听众就在你前面,你想要给他呈现什么内容?把内容都列出来,如何讲能让他更愿意听下去,觉得你的内容很有吸引力。

这里其实是体现业务能力和逻辑能力的地方,没有好的办法可以速成,唯有刻意练习。

需要注意的是,刻意练习从来都不是闷头在那里不停的写完整的 PPT,而是针对性的练前 3 步,甚至不需要打开 PPT 软件。

例如:假想有一个内容想要跟领导或者客户汇报(现实工作中这样的场景很多),先做分析,然后在思维导图上梳理逻辑,最后对着脑图讲出来,这才是刻意练习。如果能讲给别人听,并能获得反馈,训练效果会更好。

原型设计

到这一步,可以打开 PPT 软件了。「原型设计」阶段其实就是画线框图。

根据思维导图梳理的逻辑,按照演讲的方式,将内容安排到 PPT 里。

这里主要完成两个部分的内容:

第一,确定 PPT 的页数,思维导图里,每一个节点对应多少页 PPT,在这个阶段是要确定下来的。这个需要根据内容的重要性来合理分配,而不是内容的多少。演讲时,停留的时间长,可以多安排几页。

第二,在脑海里勾勒出每页的大致布局以及轮廓,除了把关键点放进每页的 PPT 里,还要根据内容,初步考虑好它的呈现方式。是左右结构,还是上下结构?是流程式,还是层叠式?是排列关系,还是包含关系?

原型阶段基本上就把思维导图转换成了一个完整的 PPT,只是这个 PPT 还只能给自己看。

设计样式

到这一步,就是临门一脚了,只是这一脚依然艰难呀,反正对于我来说,这一步通常很煎熬。

对于一个有视觉洁癖,而又不会设计的产品经理来说,简直是太难了。

我相信大部分人都是到处搜寻素材,找好看的图片,找好看的图标,找好看的图例。

我也不例外,除了日常多积累,多看别人的设计,似乎没有好的办法。不过,这块倒是有一些好用的工具可以协助。

我一直在用的是 iSlide 这款 PPT 插件。插件虽然好用,但千万不要本末倒置,一定要完成了上面几步,再去针对性的找素材,这样才会有事半功倍的效果。

切忌在还不知道写什么内容的时候,就先去找一个模版,然后根据模版里的样式,修改里面的文字。我发现很多人似乎都是这么干的。

试讲

做完 PPT,其实只是完成了一半的工作,最最最关键的还是看最后的演讲汇报,在汇报之前,我们能做的就是试讲练习。

这一块的内容,我就不拓展讲了,这是我的软肋,我也没有好的方法或者技巧可以分享,我只知道一点:熟能生巧。

如果你没有演讲方面的天赋,那么,在台下试讲练习的每一遍,都会对你最终的呈现效果有帮助。